Kā izrakstīt rēķinu: soļi pašnodarbinātajam un SIA

Rēķins Latvijā ir attaisnojuma dokuments, tāpēc tā saturu nosaka likums, nevis veidne. Prasības atšķiras atkarībā no tā, vai esat PVN maksātājs. Zemāk ir seši soļi, kas der gan pašnodarbinātajam, gan individuālajam komersantam, gan SIA.

1. solis: noskaidrojiet, vai esat PVN maksātājs

No tā atkarīgs, kurus rekvizītus norādīt. Iekšzemes nodokļa maksātājs var nereģistrēties PVN maksātāju reģistrā, kamēr tā kalendāra gada iekšzemes darījumu vērtība bez PVN nepārsniedz 50 000 eiro (PVN likuma 59. panta 1. daļa). Ja neesat reģistrēts, rēķinā nerādāt PVN, PVN likmi un PVN numuru.

2. solis: aizpildiet obligātos rekvizītus

Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļa nosaka minimumu jebkuram attaisnojuma dokumentam, arī rēķinam:

• dokumenta veida nosaukums, piemēram, „Rēķins";
• datums un numurs;
• izrakstītāja nosaukums (IK vai sabiedrībai: firma) un reģistrācijas numurs vai nodokļu maksātāja reģistrācijas kods; pašnodarbinātajam: vārds, uzvārds un nodokļu maksātāja reģistrācijas kods;
• tādas pašas ziņas par pircēju; ja pircējs ir privātpersona, pietiek ar vārdu un uzvārdu;
• darījuma apraksts un vērtība naudā.

PVN maksātājam PVN likuma 125. panta 1. daļa prasa vairāk: abu pušu juridisko adresi, PVN reģistrācijas numurus, piegādes datumu (ja tas atšķiras no rēķina datuma), preces vai pakalpojuma nosaukumu, daudzumu un mērvienību, vienības cenu bez PVN, atlaides, PVN likmi, PVN summu un kopsummu bez PVN.

Īpašos gadījumos jāpievieno norāde. Ja piemērojat 0 % likmi vai atbrīvojumu, norādiet PVN likuma vai direktīvas pantu (125. panta 1. daļas 15. punkts). Ja PVN maksā pircējs, rakstiet „nodokļa apgrieztā maksāšana" (16. punkts).

Paraksts rēķinā nav obligāts, ja darījumu pamato cits dokuments ar juridisku spēku, piemēram, līgums, vai ja pircējs uzņēmums darījumu apstiprina savā noteiktajā kārtībā (Grāmatvedības likuma 11. panta 7. un 8. daļa).

3. solis: piešķiriet numuru

PVN rēķinam vajag vienas vai vairāku sēriju kārtas numuru, kas rēķinu unikāli identificē (PVN likuma 125. panta 1. daļas 2. punkts). Praksē der, piemēram, sērija „AB" un numurs pēc kārtas: AB-0001, AB-0002 un tālāk. Atsevišķai darbības jomai vai kredītrēķiniem varat ieviest citu sēriju.

Kļūdainu rēķinu nedzēsiet. Ja PVN rēķins tiek anulēts, tas jāsaglabā grāmatvedībā, lai pamatotu, kāpēc numuru secībā ir iztrūkums (PVN likuma 129. panta 6. daļa). Lai labotu jau nosūtītu rēķinu, izmanto dokumentu, kas groza sākotnējo rēķinu, piemēram, kredītrēķinu (125. panta 5. daļa).

4. solis: aprēķiniet summu un PVN

Latvijā PVN standartlikme ir 21 %, samazinātās likmes ir 12 % un 5 %, un 0 % likme piemērojama likumā noteiktiem darījumiem (PVN likuma 41. pants). Ja vienā rēķinā ir rindas ar dažādām likmēm, to vērtības norāda atsevišķi (129. panta 4. daļa).

Piemērs: SIA, kas ir PVN maksātāja, sniedz konsultāciju par 800,00 € un pārdod grāmatu latviešu valodā par 40,00 €, kurai piemēro 5 % likmi (42. panta 5. daļa). Rēķinā: 800,00 € + PVN 21 % 168,00 €; 40,00 € + PVN 5 % 2,00 €. Summa bez PVN 840,00 €, PVN kopā 170,00 €, apmaksai 1 010,00 €. Pašnodarbinātais, kas nav PVN maksātājs, par to pašu darbu izrakstītu rēķinu par 840,00 € bez PVN rindām.

Rēķinu var izrakstīt jebkurā valūtā, bet PVN summai jābūt izteiktai eiro pēc grāmatvedībā izmantojamā valūtas kursa darījuma dienas sākumā (129. panta 5. daļa).

5. solis: norādiet apmaksas termiņu

Ierakstiet konkrētu datumu, nevis „pēc iespējas ātrāk". Ja līgumā starp uzņēmumiem termiņš nav noteikts, nokavējums iestājas pats no sevis, ja klients nav samaksājis 30 dienu laikā pēc rēķina saņemšanas (Civillikuma 1668.2 pants). Uzņēmumi var vienoties par termiņu līdz 60 dienām; garāks termiņš ir iespējams tikai tad, ja tas noteikti nolīgts un nav acīmredzami netaisns pret kreditoru (1668.6 pants).

Rēķinā noderīgi norādīt arī bankas kontu (IBAN), maksājuma mērķi ar rēķina numuru un, ja vēlaties, līgumā nolīgtos nokavējuma procentus.

6. solis: izrakstiet laikā, nosūtiet un saglabājiet

PVN maksātājs rēķinu izraksta ne vēlāk kā 15. dienā no darījuma brīža vai avansa saņemšanas (PVN likuma 131. panta 1. daļa). Par preču piegādi uz citu ES valsti un par pakalpojumiem ārvalstu uzņēmumam, par kuriem PVN maksā saņēmējs, termiņš ir nākamā mēneša 15. datums (131. panta 2. daļa).

PVN rēķinu elektroniskā formā drīkst izsniegt, ja saņēmējs šādu formu atzīst (PVN likuma 132. panta 1. daļa), tāpēc PDF pa e-pastu ir parasta prakse. No 2028. gada 1. janvāra rēķins citam Latvijā reģistrētam uzņēmumam būs jānoformē kā strukturēts e-rēķins (Grāmatvedības likuma 11. panta 14. daļa un pārejas noteikumu 8. punkts).

Izrakstītos un saņemtos rēķinus glabājiet. Attaisnojuma dokumentu minimālais glabāšanas laiks ir pieci gadi, bet grāmatvedības reģistriem 10 gadi (Grāmatvedības likuma 28. pants). Elektroniskos dokumentus drīkst glabāt Latvijā vai citā ES valstī (27. panta 1. daļa).

Rēķins privātpersonai un mazi darījumi

PVN maksātājs privātpersonai PVN rēķinu izraksta pēc tās pieprasījuma (PVN likuma 127. panta 3. daļa). Ja izrakstāt rēķinu privātpersonai, tajā pietiek ar pircēja vārdu un uzvārdu; personas kodu norāda tikai pēc personas lūguma vai ja to prasa cits normatīvais akts (Grāmatvedības likuma 11. panta 5. daļas 6. punkts).

Iekšzemes darījumam, kura vērtība bez PVN ir mazāka par 150 €, PVN maksātājs drīkst izrakstīt vienkāršoto PVN rēķinu ar mazāk rekvizītiem: datums, abu pušu dati un PVN numuri, preces nosaukums un daudzums, cena, likme un PVN summa (PVN likuma 126. pants).

Biežākās kļūdas

• Numurs atkārtojas vai rēķins pēc nosūtīšanas tiek dzēsts, nevis labots ar kredītrēķinu.
• PVN maksātājs nenorāda pircēja PVN numuru, lai gan pircējam tāds ir.
• Pie 0 % likmes vai apgrieztās maksāšanas nav likuma panta vai norādes „nodokļa apgrieztā maksāšana".
• Nav apmaksas termiņa, tāpēc vēlāk grūti pierādīt, no kuras dienas skaitīt nokavējumu.
• Persona, kas nav PVN maksātāja, rēķinā pieskaita PVN.

Kā to vienkāršot

Rekvizītus var aizpildīt arī Word veidnē, bet tad numerācija, PVN aprēķins un termiņu kontrole paliek jūsu ziņā. Invly rēķinā automātiski ievieto PVN likuma 125. pantā prasītos rekvizītus, piešķir nākamo numuru, aprēķina PVN pēc likmēm 21, 12, 5 vai 0 % un pēc reģistrācijas numura no Uzņēmumu reģistra atvērtajiem datiem aizpilda klienta datus. Rēķinu nosūta PDF formātā pa e-pastu, un kavētiem rēķiniem var ieslēgt atgādinājumus. E-rēķinus Peppol tīklā Invly pagaidām nesūta.