Izdevumu uzskaite pašnodarbinātajam

Ja esat reģistrējies VID kā saimnieciskās darbības veicējs un maksājat iedzīvotāju ienākuma nodokli (IIN) no saimnieciskās darbības, nodokli maksājat nevis no visiem ieņēmumiem, bet no peļņas. Tāpēc katrs pareizi uzskaitīts izdevums samazina nodokli. Šis raksts ir par šo režīmu; mikrouzņēmumu nodokļa maksātājiem izdevumi nodokli neietekmē.

Kā izdevumi samazina nodokli

Likuma „Par iedzīvotāju ienākuma nodokli" 11. panta 1. daļa nosaka: ienākums no saimnieciskās darbības ir ieņēmumu un ar to gūšanu saistīto izdevumu starpība. Piemērs: grafiskā dizainere gadā saņem 24 000 € no klientiem un samaksā 4 800 € par programmatūras licencēm, darba telpu nomu un materiāliem. Ar nodokli apliekamais ienākums ir 19 200 €, nevis 24 000 €.

Izdevumi jāattiecina uz taksācijas gada ienākuma gūšanu. Personiskie tēriņi, piemēram, pārtika ģimenei vai privāts ceļojums, nav saimnieciskās darbības izdevumi, pat ja tie samaksāti no tā paša konta.

Kuri izdevumi skaitās

Likuma 11. panta 3. daļa uzskaita izdevumu veidus, ko var ieskaitīt, ja tie saistīti ar ienākuma gūšanu. Daži no tiem:

Par izdevumiem netiek atzīti tie, kas saskaņā ar Uzņēmumu ienākuma nodokļa likumu nav saistīti ar saimniecisko darbību (11. panta 4. daļa). Ja izdevums ir robežgadījums, piemēram, auto vai telefons, ko lietojat arī privāti, pirms tā iekļaušanas konsultējieties ar grāmatvedi vai VID.

Lieta, kuras derīgās lietošanas laiks ir ilgāks par gadu un vērtība lielāka par 1 000 €, ir pamatlīdzeklis (MK noteikumu Nr. 322 23. punkts). Tās cenu neiekļauj izdevumos uzreiz, bet pa daļām caur nolietojumu.

Attaisnojuma dokumenti: kas der un kas ne

Katram ierakstam vajadzīgs attaisnojuma dokuments. MK noteikumu Nr. 322 10.6. punkts min trīs veidus:

• ārējie dokumenti: piegādātāja rēķins, kases čeks, VID reģistrēta kvīts, biļete, maksājumu konta izraksts;
• iekšējie dokumenti: paša sagatavots kases ieņēmumu vai izdevumu orderis, piemēram, par vairākiem vienas dienas čekiem;
• naudas izdevumus apliecinoši dokumenti, piemēram, kases čeks vai biļete.

Ar čeku vien ne vienmēr pietiek. MK noteikumu Nr. 877 37. punkts nosaka, ka čeks der kā pamatojums, ja tajā ir visi attaisnojuma dokumenta rekvizīti, vai ja tam pievienota pārdevēja kvīts, vai uz čeka ar roku pierakstīti trūkstošie dati, ko apstiprina paraksts. Lielākiem pirkumiem drošāk palūgt rēķinu ar jūsu vārdu, uzvārdu un nodokļu maksātāja kodu.

Piemērs: veikalā par 18,40 € nopērkat printera papīru un saņemat tikai čeku bez pircēja datiem. Šādu čeku glabājiet un uzskaitē ierakstiet kopā ar pārējiem, bet datoru par 1 250 € pērciet ar rēķinu, jo tas būs pamatlīdzeklis un dokuments būs vajadzīgs vairākus gadus.

Ieņēmumu un izdevumu žurnāls

Pašnodarbinātais, kas kārto grāmatvedību vienkāršā ieraksta sistēmā, ieņēmumus un izdevumus reģistrē saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaites žurnālā (MK noteikumu Nr. 322 6. punkts). Žurnālu var kārtot elektroniski vai papīrā, un IIN maksātājam ir sava forma (noteikumu 1. pielikums).

Galvenie noteikumi:

• ierakstus izdara hronoloģiski pēc naudas plūsmas: ieņēmumus to saņemšanas dienā, izdevumus samaksas dienā (12. punkts);
• summas norāda eiro un centos; ārvalstu valūtu pārrēķina pēc grāmatvedībā izmantojamā kursa darījuma dienas sākumā (13. un 14. punkts);
• katram gadam iekārto jaunu žurnālu, katru mēnesi sāk jaunā lapā un mēneša beigās aprēķina atlikumus (10.1. un 10.2. punkts);
• naudu, ko izņemat personiskām vajadzībām, žurnālā norāda kā ar saimniecisko darbību tieši nesaistītas izmaksas (20.22. punkts);
• gada beigās izdevumus precizē Saimnieciskās darbības izdevumu precizēšanas reģistrā (20.25. punkts).

Ir arī vienkāršāks ceļš. Ja visiem saimnieciskās darbības norēķiniem izmantojat tikai bezskaidru naudu un atsevišķu maksājumu kontu, žurnālu drīkst nekārtot, un dati nodokļu aprēķinam tiek ņemti no konta izrakstiem (7.1. punkts). Tas ir viens no iemesliem atvērt darbībai atsevišķu kontu.

Cik ilgi glabāt dokumentus

Termiņi noteikti Grāmatvedības likuma 28. pantā. Elektroniskos dokumentus drīkst glabāt Latvijā vai citā ES valstī (27. panta 1. daļa). Papīra čeku var pārvērst elektroniskā formā un oriģinālu iznīcināt tikai tad, ja izpildīti likuma 29. panta nosacījumi, piemēram, saturs visā glabāšanas laikā saglabājas un ir salasāms ekrānā.

Termiņš ierakstiem

Individuālais komersants vai pašnodarbinātais, kura ieņēmumi iepriekšējā gadā nepārsniedza 300 000 €, var iegrāmatot attaisnojuma dokumentus ne vēlāk kā 15 dienu laikā pēc ceturkšņa beigām (Grāmatvedības likuma 13. panta 2. daļa). Praksē vieglāk ir ierakstīt čekus reizi nedēļā vai mēnesī, nevis meklēt tos gada beigās, kad jāiesniedz gada ienākumu deklarācija.

Ikmēneša rutīna 15 minūtēs

1. Savāciet mēneša čekus un rēķinus vienuviet: papīra čekus nofotografējiet tajā pašā dienā, jo termopapīrs izbalē.
2. Lejupielādējiet darbības konta izrakstu par mēnesi.
3. Salīdziniet katru izdevumu kontā ar dokumentu; ja dokumenta trūkst, palūdziet piegādātājam rēķinu uzreiz, nevis gada beigās.
4. Atzīmējiet personiskos tēriņus atsevišķi, lai tie nenonāktu saimnieciskās darbības izdevumos.
5. Ierakstiet summas žurnālā un aprēķiniet mēneša atlikumus.

Šāda kārtība nav likuma prasība, bet tā palīdz ievērot iegrāmatošanas termiņus un gada beigās ietaupa vairākas stundas.

Kā to darīt ātrāk

Lielākā daļa laika aiziet čeku pārrakstīšanai. Invly izdevumu sadaļā varat augšupielādēt čeka vai rēķina foto vai PDF, MI atpazīst piegādātāju, summu, PVN un datumu, bet bankas izrakstu CSV formātā var ielādēt un sasaistīt ar izdevumiem. Grāmatvedis tos redz grāmatveža portālā. VID deklarācijas Invly neiesniedz un žurnālu pēc MK noteikumu Nr. 322 formas negatavo, tāpēc par šiem dokumentiem joprojām atbildat jūs vai jūsu grāmatvedis.