E-rēķini no 2028. gada: kas jāzina uzņēmumiem

Latvijā pakāpeniski pāriet uz strukturētiem elektroniskajiem rēķiniem. Darījumos ar valsts un pašvaldību iestādēm tie ir obligāti jau no 2025. gada, bet uzņēmumu savstarpējiem darījumiem (B2B) pienākums sākas 2028. gada 1. janvārī. Termiņš sākotnēji bija agrāks, taču ar 2025. gada 5. jūnija grozījumiem Grāmatvedības likumā tas tika pārcelts uz 2028. gadu.

Šajā rakstā: kas ir e-rēķins, kam pienākums attiecas, kā e-rēķinu var nosūtīt saskaņā ar MK noteikumiem Nr. 749 un kas jāizdara līdz 2028. gadam.

Kas ir strukturēts e-rēķins un kas nav

Grāmatvedības likuma 1. panta 9. punkts strukturētu elektronisko rēķinu definē kā rēķinu, kas sagatavots, nosūtīts un saņemts strukturētā elektroniskā formātā, kuru var apstrādāt automātiski, un kas atbilst Eiropas standartam LVS EN 16931-1:2017. MK noteikumu Nr. 749 7. punkts precizē, ka XML struktūrai jāatbilst UBL 2.1 un Peppol BIS Billing 3.0 specifikācijai.

Vienkārši sakot: e-rēķins ir datne, ko grāmatvedības programma nolasa bez cilvēka. PDF rēķins, ko nosūtāt pa e-pastu, nav strukturēts e-rēķins, pat ja tas ir sagatavots datorā. Tāpat par e-rēķinu neuzskata skenētu papīra rēķinu vai Excel tabulu.

Līdz 2027. gada 31. decembrim rēķinu citam uzņēmumam joprojām drīkst nosūtīt PDF formātā. E-rēķinus B2B darījumos jau tagad var lietot brīvprātīgi.

Termiņi: kas mainās un kad

Termiņi izriet no Grāmatvedības likuma pārejas noteikumu 8. un 10. punkta, un VID tos apkopo savā e-rēķinu sadaļā.

Kam pienākums attiecas

Grāmatvedības likumā vārds „uzņēmums" nozīmē visus likuma 3. pantā minētos subjektus. Tas ir plašāks loks, nekā daudzi domā:

• komercsabiedrības, piemēram, SIA un AS;
• individuālie komersanti (IK);
• pašnodarbinātie un citas fiziskās personas, kas veic saimniecisko darbību;
• individuālie uzņēmumi, zemnieku un zvejnieku saimniecības;
• biedrības, nodibinājumi un citi likuma 3. pantā minētie subjekti.

Pienākums attiecas uz rēķiniem, ko izsniedzat samaksai citam Latvijas Republikā reģistrētam uzņēmumam (11. panta 14. daļa). Ja jūsu klients ir privātpersona, kas neveic saimniecisko darbību, vai uzņēmums ārvalstīs, šī norma uz to neattiecas, un rēķinu var izrakstīt tāpat kā līdz šim.

Likums paredz arī atkāpes. Piemēram, e-rēķins nav vajadzīgs darījumos, kuros samaksu apliecina kases čeks, kas sagatavots saskaņā ar normatīvajiem aktiem par kases aparātiem un sistēmām (11. panta 16. daļas 1. punkts).

Kā e-rēķinu nosūtīt: trīs kanāli pēc MK noteikumiem Nr. 749

MK 2025. gada 9. decembra noteikumu Nr. 749 4. punkts nosaka, ka uzņēmumi e-rēķinu apritei izmanto vienu vai vairākus no šiem piegādes kanāliem:

1. Oficiālā elektroniskā adrese (e-adrese) portālā Latvija.gov.lv, ja e-adreses konts ir aktivizēts.
2. E-rēķinu pakalpojumu sniedzēja jeb operatora kanāls.
3. Cits kanāls: starpsistēmu integrācija, e-pasta adrese vai cits elektroniskās piegādes kanāls.

Par to, kuru kanālu lietot, jūs vienojaties ar darījuma partneri (5. punkts). Ja partneris saņem e-rēķinus e-adresē, bet jūs strādājat ar operatoru, to vajadzētu saskaņot pirms pirmā rēķina.

Datu nodošana VID: piecas darbdienas

E-rēķins VID jāiesniedz vienu reizi, ne vēlāk kā piecu darbdienu laikā pēc tā nosūtīšanas (MK noteikumu Nr. 749 14. punkts). Kā tas notiek, ir atkarīgs no kanāla:

Piemērs: 2028. gada 3. martā (piektdienā) nosūtāt e-rēķinu klientam pa e-pastu. Piecas darbdienas beidzas 10. martā, tātad līdz tam XML datne jāaugšupielādē EDS. Ja rēķinu sūtītu caur e-adresi, nekas papildus nebūtu jādara.

VID izmanto saņemtos datus, lai automātiski aizpildītu PVN deklarācijas pielikumu (PVN 1 pārskata I un III daļu). Tāpēc PVN maksātājiem e-rēķins nozīmē arī mazāk ievades deklarācijā.

Bezmaksas variants: e-rēķina forma Latvija.gov.lv

Ja izrakstāt maz rēķinu, VID infografikā kā bezmaksas risinājumu norāda Latvija.gov.lv e-adreses e-rēķina formu. VID to iesaka gadījumam, ja izrakstāt ne vairāk kā 5 rēķinus dienā un neizmantojat grāmatvedības programmu. Formu aizpilda ar roku vai augšupielādē gatavu XML datni, rēķins nonāk saņēmēja e-adresē, un kopija automātiski tiek nodota VID.

Lai to izmantotu, vajag datoru vai viedierīci, aktīvu e-adreses kontu un identifikācijas līdzekli, piemēram, eParakstu, internetbanku vai Smart-ID. Lielākam apjomam VID iesaka grāmatvedības programmu ar e-rēķinu funkciju vai maksas e-rēķinu pakalpojumu sniedzēju; to sarakstu VID publicē savā tīmekļvietnē.

Ko darīt jau tagad: kontrolsaraksts

1. Pārskatiet klientus: cik no tiem ir Latvijā reģistrēti uzņēmumi. Uz viņiem pienākums attieksies no 2028. gada.
2. Aktivizējiet e-adresi portālā Latvija.gov.lv. Tajā varēsiet saņemt e-rēķinus no piegādātājiem un vajadzības gadījumā izmantot bezmaksas formu.
3. Noskaidrojiet, vai jūsu grāmatvedības vai rēķinu programma veidos Peppol BIS Billing 3.0 XML un kā tā nodos datus VID.
4. Ja izrakstāt daudz rēķinu, salīdziniet e-rēķinu operatorus no VID publicētā saraksta.
5. Vienojieties ar galvenajiem klientiem un piegādātājiem par kanālu (e-adrese, operators vai cits).
6. Izmēģiniet e-rēķinus brīvprātīgi jau 2026. vai 2027. gadā, lai pēc 2028. gada 1. janvāra nav jāmācās steigā.

Biežākie pārpratumi

• „Pietiek nosūtīt PDF uz klienta e-pastu." No 2028. gada tas uzņēmumam vairs nav e-rēķins: vajadzīga XML datne pēc standarta EN 16931.
• „E-rēķins jāsūta tikai PVN maksātājiem." Pienākums izriet no Grāmatvedības likuma un attiecas uz visiem tā 3. pantā minētajiem uzņēmumiem neatkarīgi no PVN statusa.
• „Pietiek nosūtīt e-rēķinu klientam." Ja izmantojat e-pastu vai citu kanālu bez integrācijas, e-rēķins piecu darbdienu laikā jums pašiem jāiesniedz VID.
• „Jāizmanto tieši e-adrese." Nē, MK noteikumi Nr. 749 atļauj arī operatoru vai citu kanālu, ja par to vienojaties ar partneri.

Ko tas nozīmē Invly lietotājiem

Invly pašlaik e-rēķinus Peppol tīklā nesūta. Rēķinus ar visiem rekvizītiem tas izraksta PDF formātā un nosūta pa e-pastu, un tas ir likumīgi līdz 2027. gada 31. decembrim. Pēc tam rēķiniem Latvijas uzņēmumiem būs vajadzīgs kāds no MK noteikumos Nr. 749 minētajiem kanāliem. Rēķiniem privātpersonām un ārvalstu klientiem PDF varēs izmantot arī turpmāk.